Die Freiwilligen Feuerwehren und Pflichtfeuerwehren in den Landkreisen erstatten der Kreisbrandrätin bzw. dem Kreisbrandrat über jeden Einsatz im abwehrenden Brandschutz und im technischen Hilfsdienst einen Einsatzbericht. Über Fehlalarme, böswillige Alarme und Sicherheitswachen ist ebenfalls zu berichten. Hierfür wird die webbasierte Einsatznachbearbeitung genutzt. Die Werkfeuerwehren berichten in gleicher Form an die Kreisbrandrätin bzw. den Kreisbrandrat, die Leitung der Berufsfeuerwehr oder die Stadtbrandrätin bzw. den Stadtbrandrat.

Die Kreisbrandräte, die Leiter der Berufsfeuerwehren und die Stadtbrandräte stellen für ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich sicher, dass die in der webbasierten Einsatznachbearbeitung über die Integrierten Leitstellen erfassten Einsatzberichte auf Plausibilität, Vollständigkeit und Unterschriften – zumindest in Auszügen – geprüft sind und melden dies an die Regierungen.

Die Regierungen prüfen, ob die Meldungen für Einsatzberichte aus ihrem Zuständigkeitsbereich vorliegen und prüfen die Berichte auf Plausibilität, Vollständigkeit sowie Unterschriften – zumindest in Auszügen – und melden dies an das Staatsministerium des Innern und für Integration.